Непростой 2020-й всерьёз перетряхнул ставший привычным ландшафт ИТ-рынка. Массовый переход к удалённой работе весной, а затем стабилизация распределённого офиса в положении нового стандарта де-факто (вместо возврата к классическому, преимущественно офлайновому) подстегнул развитие целого ряда ИТ-сегментов. Решения в сфере информационной безопасности, организации продуктивной совместной работы на расстоянии, цифровизации рутинных задач пользовались особым спросом. Они наверняка ещё долго продолжат сохранять лидерство по темпам роста на фоне общего спада, в лучшем случае — стагнации мировой экономики.

Особый интерес к таким решениям проявился в весьма консервативной на первый взгляд области — офисной печати. Так, множество заказчиков по всему миру по-новому взглянули на доступную им уже не первый год технологию Xerox ConnectKey, которая готова превратить принтер в современного умного бизнес-ассистента. В цифрового помощника, который примет на себя значительную долю наиболее утомительных, отнимающих чересчур много времени повседневных забот по организации печати — как локальной, непосредственно в офисе, так и дистанционной, доступной занятым в режиме удалёнки сотрудникам.

Технология Xerox ConnectKey актуальна для современных устройств печати Xerox, включая МФУ для малых рабочих групп VersaLink, аппараты для средних и больших групп AltaLink, а также промышленные системы печати PrimeLink. Дополнительно расширить функциональность печатающей техники позволяют загружаемые приложения для принтеров и МФУ из Xerox App Gallery.

Зачем нужна технология Xerox ConnectKey?

Офисная оргтехника располагается в пограничной зоне между классическими и самыми передовыми технологиями. На неё возлагается задача превращать твёрдые копии документов в цифровые и обратно, производить первичную обработку оцифрованных материалов (распознавание текста и т. п.). Современные МФУ берут на себя немало офисных задач, которые с полным правом заслуживают называться интеллектуальными — особенно если говорить о системах промышленной печати, о которых упоминалось ранее.

Однако предела совершенству нет. Сегодня на помощь человеку в быту и на работе приходит множество умных гаджетов и приложений. Можно сказать, что каждый, даже вполне рядовой сотрудник обзавёлся не одним, а сразу несколькими персональными помощниками, своего рода цифровыми секретарями. Они напоминают о предстоящих событиях и встречах, самостоятельно отправляют нежелательную электронную почту в корзину, заботятся о резервировании размещённых в облаке данных и делают массу иной полезнейшей работы. Мы привыкли взаимодействовать с этими персональными помощниками через удобные интерфейсы мобильных приложений; привыкли к тому, что цифровые ассистенты всегда на связи и в любой момент готовы прийти на помощь. Так почему принтеры и МФУ, по вычислительной мощи вполне сопоставимые со средней руки смартфонами, должны принимать на себя исключительно задачи печати, сканирования и рассылки факсов?

Они и не остаются — благодаря технологии Xerox ConnectKey, особенно удобной для использования в современном офисе (в том числе распределённом) за счёт тесной интеграции с мобильными устройствами и облачными сервисами. Превращённый в умного бизнес-ассистента печатающий аппарат помимо решения основных задач — копирования, сканирования, создания твёрдых копий документов, передачи их по факсу — готов по указанию оператора переводить, создавать и рассылать по электронной почте электронные документы. При этом нет необходимости в выделенном ПК, который был бы подключён к такому МФУ — и как выполнял бы за него всю вычислительную работу, так и предоставлял человеку удобный коммуникационный интерфейс для управления документооборотом. Устройства с технологией Xerox ConnectKey оснащаются сенсорными экранами, что позволяет управляться с любой задачей буквально за пару касаний.

Пять ключевых особенностей Xerox ConnectKey — это интуитивный сенсорный интерфейс, поддержка мобильных и облачных технологий, образцовая безопасность, услуги по управлению инфраструктурой печати (MPS) и настраиваемые приложения. Именно благодаря приложениям спектр функциональности устройств Xerox с технологией Xerox ConnectKey становится поистине безграничным.

В результате бизнес-ассистент Xerox преобразует и адаптирует любое рабочее пространство, позволяя сотрудникам быть более продуктивными, увереннее и быстрее решать новые бизнес-задачи по мере их поступления. Остаются в прошлом проблемы с разрозненными данными, несогласованными процессами, изолированными устройствами и бессистемной поддержкой. Последнее особенно важно с точки зрения удовлетворённости заказчика: принтер, своевременно и чётко информирующий службу техподдержки обо всех инцидентах, снимает львиную долю нагрузки с локальной ИТ-службы, что способствует укреплению непрерывности бизнес-процессов в масштабах всей организации в целом.

Экосистема как универсальный ответ

Практически для любой задачи, которую необходимо решить владельцу смартфона, наверняка уже существует специализированное приложение. Именно в этом сила экосистемы онлайновых магазинов ПО: они выступают как хабы, коммутирующие запросы рядовых пользователей и предложения разработчиков. Простые по функциональности и моментально доступные для загрузки, скромные в плане системных требований, предусматривающие широкие возможности настройки и органичную взаимную интеграцию, приложения стали неотъемлемой частью повседневного опыта взаимодействия человека и смартфона.

Точно такой же открытости и простоты в плане взаимодействия заказчики ожидают сегодня от любых ИТ-решений, — и от печатающих устройств в частности. В непростых экономических условиях каждый бизнес стремится снижать непрофильные расходы, к которым в подавляющем большинстве случаев относятся затраты на офисную печать. В рамках Xerox ConnectKey пользователям техники Xerox становится доступно множество уже разработанных приложений, — но и это не предел. При наличии у заказчика неких специфических требований партнёр вендора может совместно со специалистами Xerox и вовсе создать для клиента необходимое приложение с нуля.

Получить представление о том, на что в принципе способна технология Xerox ConnectKey, можно на основании следующих примеров:

Задача 1: Упростить использование МФУ для решения определённого круга часто выполняемых операций.

Решение: Выборочно активировать кнопки для вызова различных функций на настраиваемом сенсорном интерфейсе, помещая на видное место самые актуальные (на сегодня, для данного департамента и т. п.) и скрывая не самые востребованные в текущей ситуации.

Задача 2: Быстро развернуть МФУ на новом месте, справиться со сменой картриджа или с устранением замятия бумаги без привлечения квалифицированных специалистов.

Решение: Обратиться к коллекции видеоподсказок для решения всевозможных проблем в сочетании с умным мастером установки, который схож по принципу действия и простоте восприятия с аналогичными мастерами мобильных устройств.

Задача 3: Подготовить к работе несколько однотипных МФУ в различных отделах либо филиалах.

Решение: Настроить вручную один аппарат, после чего воспользоваться функцией клонирования рабочих установок на совместимые устройства.

Задача 4: Как можно более простыми средствами предотвратить утечку данных из распечатываемых конфиденциальных документов, доступ к которым (после того, как они окажутся в выходном лотке МФУ) может получить любой желающий.

Решение: Запретить в настройках МФУ начало печати без ввода PIN-кода пользователем на месте. Дополнительный плюс этого решения: вынужденные всякий раз подниматься из-за стола и идти к МФУ за очередной распечаткой (даже не конфиденциальной), сотрудники волей-неволей станут экономнее расходовать бумагу и тонер.

Задача 5: Разграничить права доступа к разным возможностям МФУ для различных отделов (бэк-офису принудительно выставить экономичный двусторонний режим, бухгалтерии запретить печать в цвете и т. п.)

Решение: Администратор печатающего устройства с технологией Xerox ConnectKey имеет возможность назначить различным департаментам и даже отдельным пользователям разные параметры печати по умолчанию.

Задача 6: Обеспечить руководителя отдела актуальной информацией о частоте использования МФУ его подчинёнными, о расходе бумаги и тонера даже в условиях удалённой/распределённой работы.

Решение: Печать, мониторинг и управление работой МФУ с технологией Xerox ConnectKey доступны с авторизованного мобильного устройства.

Задача 7: Расширить функциональность МФУ без его замены на более «умелую» модель (например, с возможностью не просто оцифровывать текстовые документы, но и получать их перевод на выбранный язык).

Решение: Установить на МФУ соответствующее приложение из Xerox App Gallery.

Задача 8: Расширить функциональность МФУ с технологией Xerox ConnectKey в случае, если подходящее приложение в Xerox App Gallery отсутствует.

Решение: Обратиться к канальному партнёру Xerox для разработки специализированного приложения на основании доступных шаблонов. Если и этого недостаточно — сделать запрос в компанию Xerox, инженеры которой располагают самыми обширными возможностями для разработки полноценных приложений для решения задач конкретного заказчика или отрасли.

Задача 9: Интегрировать печатающее устройство с услугами по управлению инфраструктурой печати (Managed Print Services, MPS).

Решение: Использовать МФУ с технологией Xerox ConnectKey — они предусматривают полную и бесшовную интеграцию с MPS.

Задача 10: Обеспечить надёжную защиту собственного программного обеспечения МФУ от изменений, которые могут быть внесены в них вирусами или иными вредоносными инструментами.

Решение: Использовать МФУ с технологией Xerox ConnectKey, предусматривающие комплексную проверку собственного ПО, которая активизируется автоматически при запуске либо вручную авторизованными пользователями (администраторами).

Удобство для заказчиков, выгода для партнёров

Решения вместо продуктов, умные, постоянно подключённые многофункциональные гаджеты вместо однозадачных агрегатов — вот ключевые направления развития современных технологий. Офисная техника также не может оставаться в стороне от перемен, и потому Xerox превращает свои МФУ в умных ассистентов, интегрируя в них фирменную технологию Xerox ConnectKey. Благодаря ей большинство печатных устройств Xerox получают дополнительные функциональные преимущества вдобавок к возможностям печати, копирования и сканирования.

Использование гибких, легко настраиваемых, гарантированно безопасных приложений из Xerox App Gallery позволяет удовлетворять любые запросы заказчика, от самых общих до узкоспециальных, и на деле превращает печатающее устройство в полнофункционального бизнес-ассистента. Крупный сенсорный дисплей даёт возможность даже самому несведущему в высоких технологиях пользователю управляться с приложениями с ничуть не меньшей лёгкостью, чем с ПО, доступными в популярных онлайновых репозиториях для мобильных устройств.

Когда сложносоставная и ответственная, но в хорошем смысле рутинная (т. е. с успехом алгоритмизируемая) задача выполняется в одно-два прикосновения к экрану смартфона либо к сенсорному дисплею МФУ, это в существенной степени упрощает работу с цифровыми и бумажными документами — способствуя тем самым росту производительности труда, исключению вызванных человеческим фактором ошибок и скорейшему возврату инвестиций.

А возможность разрабатывать приложения под специфические требования заказчика, удовлетворяя его запросы, обеспечивает канальным партнёрам дополнительную прибыль.